Objetivos que determinan la eficiencia de las Compras

Vivimos en una economía basada en el cumplimiento de objetivos. Las compañías han ido elevando el nivel de exigencia, con el único fin de ser más competitivos en un mundo cada vez más disputado.

Pero,

¿Cómo podemos valorar si esa exigencia obtiene resultados en forma de resultados?

Estableciendo unos objetivos concretos a cada uno de los empleados. Objetivos que se irán midiendo y cuantificando a través de unas métricas, que nos determinarán el nivel de consecución de cada objetivo. Estos indicadores, son más conocidos como KPI (Key Performance Indicators).

En muchas ocasiones están vinculados directamente a la política de incentivos de las compañías como retribución variable en función a los resultados.

Todas las áreas de una compañía son medibles, con diferentes métricas, pero se pueden evaluar.

Estos objetivos o KPI´s , forman parte del plan de negocio anual de una compañía, ya que todas las aspiraciones de negocio pasan por lograr distintos objetivos, que a su vez se componen de sub-objetivos, interrelacionados entre sí.

¿Cómo podemos realizar el seguimiento de estos objetivos?

Por medio de un cuadro de mando, que nos dará visibilidad a los resultados que se van generando en los que participa cada una de las áreas, como Ventas, Marketing, Compras, Logística, Operaciones, Atención al Cliente, Financiero…

Los KPI´s son revisados constantemente para ver su evolución en el tiempo, y además poder corregir posibles desviaciones y adoptar medidas y acciones para minimizar en lo posible los riesgos y sobrecostes identificados.

A la hora de establecer estos objetivos, es importante que sean específicos, que indiquen de manera concreta el resultado que se espera recibir. No hay que trabajar con aspectos genéricos que lo único que generaría son dudas de interpretación en el momento de evaluarlo.

Además de específico, ha de ser medible, y poderlo evaluar en cualquier momento bajo un criterio métrico, y medible en un tiempo determinado.

También tiene que ser realista y alcanzable. Un objetivo no realista, distorsionará el plan de negocio de la compañía, y de no ser alcanzable por el trabajador, resultará muy frustrante y poco motivador.

El área de compras concentra una serie de KPI´s muy concretos que son básicos para medir el buen funcionamiento de su gestión. Al contar, normalmente, con partidas del presupuesto de la compañía bastante elevadas, el cuadro de mandos estará muy focalizado en los siguientes objetivos:

- Ahorro de costes: Es sin duda lo primero que se relaciona con un departamento de compras. Pero es un objetivo demasiado genérico, ya que para poder ejecutar una medición más exhaustiva, es necesario concretar más. Podemos valorar en Ahorro previsto sobre costes previstos, que es un ratio que mide el resultado de la negociación respecto al consumo previsto. También podemos valorar el Ahorro real sobre coste real, que mide el impacto que tiene nuestro ahorro en la cuenta de resultados, y finalmente el Ahorro real sobre previsto que mide la aportación de Compras al resultado financiero de la empresa.

- Servicio de suministro: Cuando cerramos una negociación con un proveedor, uno de los puntos más importantes es establecer el flujo de suministro y las condiciones del mismo. Por ello, hay que analizar las condiciones de entrega de los proveedores para asegurar que se respetan y no interfiere negativamente en los procesos de la compañía, incurriendo en ocasiones en sobrecostes.

- Formas de pago: Junto al departamento financiero, hay que establecer una política de pagos a los proveedores con el fin de mantener una tesorería saneada y sin apuros. Por ello, en las negociaciones hay que establecer las mejores formas de pago que se adecuen al potencial de la empresa. Hay que comprobar constantemente que se cumplan esas condiciones pactadas.

- Calidad: identifica métricas para medir el progreso hacia la mejora de la calidad de los productos. Es importante medir y establecer una ratio de devoluciones o pedidos rechazados para valorar a nuestros proveedores.

- Cumplimiento del presupuesto: El seguimiento presupuestario es imprescindible para llevar un buen control del departamento, y es recomendable revisarlo mensualmente. A menudo, los escenarios cambian mucho desde el momento en que se confeccionan los presupuestos anuales, y es necesario realizar los ajustes necesarios para no incurrir en gastos innecesarios.

- ROI de las adquisiciones: Este indicador muestra la rentabilidad de las inversiones realizadas en los distintos procesos de ahorro.

- Managed cost: Nos permite dimensionar el área de acuerdo al volumen de compra centralizada. Es el porcentaje del gasto que el departamento de compras influye en al proceso de aprovisionamiento, sin incluir los costes laborales ni los impuestos.

En función del sector en el que opere la compañía, y al tipo de producto/servicio, se pueden aplicar más objetivos concretos. Pero a grandes rasgos, los principales medidores a contemplar en un área de compras son los que he citado.

Ahora solo hay que marcar los objetivos, siempre realistas y concretos, y ponernos manos a la obra para poderlos cumplir.