Las licitaciones

El proceso de licitación suele estar relacionado con el ámbito público, pero las grandes compañías privadas, con un alto grado de profesionalización, apuestan fuertemente por el modelo de licitación a la hora de contratar servicios o adquirir productos.

Una licitación es un procedimiento de gestión administrativa de carácter concursal mediante el cual se invita a determinados proveedores de servicios/productos para que, bajo unas bases fijadas, formulen propuestas , de entre las cuales seleccionará y aceptará la más adecuada.

Este proceso ofrece una trazabilidad total del proceso de adquisición, y en paralelo, una gran transparencia de la contratación.

El modelo de licitación, ha de ser flexible, ya que cada licitación contará con ingredientes muy diversos, que impidan tener un modelo rígido. En función del tipo de servicio/producto, contaremos con un escaparate con mayor o menor cantidad de candidatos a licitar. Hay diversas variables que afectan intrínsicamente al proceso, como por ejemplo la capacidad de servicio o producción que ofrezca el proveedor, el nivel técnico/tecnológico con el que cuenten, nivel de especialización…

El proceso es sencillo, se preparan los pliegos de condiciones donde se describe de manera detallada las características del proyecto, incluyendo características técnicas y económicas.

Es importante contar con un gran conocimiento técnico para especificar con exactitud el servicio/producto solicitado, y de este modo obtendremos propuestas más definidas.

Posteriormente se publica la convocatoria de licitación a las compañías correspondientes, para hacerlas partícipes del proyecto, y trasladarles las condiciones. Se establece un periodo de dudas y consultas, para evitar que la propuesta de los proveedores difiera de las necesidades reales.

Los proveedores presentan las ofertas, compuestas por la parte técnica donde especifican el servicio a prestar, y una parte económica con la oferta.

Estas ofertas se evalúan, y se descartan aquellas que no cumplan con los requisitos establecidos. La evaluación se lleva a cabo mediante matrices de valoración, que se crean dando prioridad o mayor peso a las necesidades de la compañía, bien sean aspectos económicos, o más técnicos.

Una vez evaluado a los candidatos, se realiza una adjudicación a la oferta que más puntos haya obtenido. Y se formaliza con un contrato que refleje las condiciones propuestas en la oferta.

Para llevar a cabo este proceso se hace uso de:

· RFI (Request for Information): Su objetivo es recabar información sobre las capacidades de generales de varios proveedores. ¡OJO! No hay que confundirlas con las RFP (Request for Proposals) o las RFT Request for Tender), que son más específicas. De hecho una RFI puede que no llegue a concretarse en ningún proyecto.

· EOI (Expression of interest): En este documento un proveedor expresa su interés por ejecutar un proyecto y muestra sus capacidades para llevarlo a cabo. Generalmente los procesos de licitación comienzan cuando la Admistración solicita esta información.

· RFQ: Este caso se complica porque puede tener dos significados:

Request for Quotations: Esta solicitud se emplea en aquellos contratos en los que los productos y servicios ya están definidos y, por tanto, el precio es el principal factor para seleccionar al adjudicatario. Sirve para establecer un baremo de precios preciso en la RFP.

Request for Qualifications: Las respuestas a esta solicitud especifican las capacidades que tiene una empresa para proporcionar un servicio o un producto determinado. Permite al adjudicador establecer un grupo de posibles proveedores.

· RFP (Request for Proposals): Conocida en castellano como presentación de propuestas. Se emplean en aquellos proyectos en los que se exige al proveedor tanto capacidad técnica como financiera. Las respuestas incluyen información general sobre de la compañía, su capacidad financiera y conocimiento técnico, así como los recursos que va a emplear, tanto materiales como humanos.

· RFT (Request for tender): Básicamente es el término que se emplea para definir las RFP en el sector público. Generalmente se establece una estructura concreta para las respuestas con el fin de garantizar la transparencia y objetividad del proceso.

· BAFO (Best and Final Offer): Selección de las mejores ofertas que se han presentado a una licitación.

En la actualidad, encontramos diversas plataformas de compras en el mercado que nos facilitan la gestión de las licitaciones, generando agilidad en el proceso, fiabilidad, transparencia, y conectividad con otros sistemas de gestión.

¿A qué esperas para sumergirte en el mundo de la Licitación?