Los planes de contingencia como salvavidas de imprevistos

“No estar preparado es prepararse para fracasar” (Benjamin Franklin)

El día a día en el mundo empresarial nos hace poner el foco en las actividades cotidianas de nuestros trabajos y en muchas ocasiones, olvidamos ser precavidos y conscientes que nuestro ecosistema de trabajo se puede ver afectado por riesgos que acechan a la actividad de las compañías. Y no solo nos pueden impactar a nosotros directamente, sino a nuestros colaboradores (proveedores) que pueden sufrir alguno de estos riesgos, detener su actividad, y de manera directa, interrumpir nuestra actividad.

Como decía Benjamin Franklin, dejamos una puerta abierta al fracaso cuando nos olvidamos de gestionar una preparación ante posibles problemas.

Estos riesgos potenciales, pueden ser de diversa naturaleza. Podemos enfrentarnos a factores externos naturales, como pueda ser un desastre natural, una inundación, destrozos ocasionados por fuertes vientos…

También podemos encontrar factores externos de otros ámbitos, como por ejemplo, los cambios políticos que puedan afectar directa o indirectamente. Y finalmente los cambios internos, provocados por huelgas, accidentes del personal…

¿Qué podemos hacer ante estos riesgos?

Podemos recurrir a los planes de contingencia. Un plan de contingencia es un modelo sistemático de actuación que tiene por objeto anticiparse a situaciones de un daño o que exista la posibilidad de que éste suceda o no. Por ello, para realizar una correcta gestión de los riesgos empresariales, es necesario realizar este tipo de plan para conseguir reducir el impacto de los cambios.

Para ello hay que adoptar una serie de medidas de carácter organizativo, técnico y humano que nos permita dar continuidad a nuestra actividad.

Desde el área de compras, es imprescindible contar con planes de contingencia tanto de sus proveedores y colaboradores, como un plan de contingencia interno de la compañía, con el objetivo de continuar disfrutando de los mejores precios, el mejor servicio y la mejor calidad del producto.

En primer lugar hay que identificar cuáles son los productos o servicios más estratégicos para la compañía. Esto no significa que solo nos focalicemos en los más estratégicos, pero sí, que gran parte de nuestros esfuerzos vayan destinados a ellos.

Para desarrollar un plan de contingencia es preciso tener en cuenta estos 10 pasos:

- Hay que identificar los escenarios de riesgo de la empresa

- Determinar las actividades críticas y prioritarias de la empresa e identifica con qué agilidad es necesario reanudarlas.

- Determina qué se necesita para que el negocio continúe operando.

- Es importante seleccionar a una persona responsable que lidere el plan de contingencia

- Hay que establecer las estrategias de protección antes del incidente, y las medidas de contingencia y mitigación necesarias después.

- Ante un incidente, lo primero que tenemos que hacer, es estabilizar la situación, eliminando peligros y amenazas, y hay que prever daños adicionales y desastres secundarios.

- Hay que planificar donde se reanudarán las operaciones lo antes posible.

- Poder contar con una reserva de recursos financieros para asumir un mes de gastos ordinarios, es una garantía para poder actuar de manera más calmada y eficiente.

- Realizar simulacros, nos va a permitir poder corregir posibles errores.

- Revisar y actualizar el plan periódicamente, para ajustarlo a las necesidades de la compañía en cada momento.

Los planes de contingencia deben contar con tres medidas esenciales:

o Las medidas preventivas de la situación de riesgo de que se trate, forman parte del denominado plan de respaldo.

o Las medidas encaminadas a reducir los efectos adversos de la producción de la contingencia componen el plan de emergencia.

o Y, por último, las medidas encaminadas a la restauración de la situación al estado anterior al acaecimiento de la contingencia, se integran dentro del plan de recuperación.

Muchas veces cuando hablamos de negociaciones, lo vinculamos directamente a precios, suministro y calidad, pero hay otras variables muy importantes que debemos incluir dentro de cada negociación, y los planes de contingencia han de ser imprescindibles. Los proveedores tienen que informarnos y facilitarnos sus planes de contingencia y nosotros verificar la efectividad que puedan llegar a tener, y si realmente podrían cumplir con nuestras necesidades.

Paralelamente, desde el Dpto de Compras, es preciso tener un buen conocimiento del mercado, y contar con una amplia cartera de proveedores potenciales a los cuales recurrir en cualquier momento.

En productos/servicios más estratégicos y con volúmenes de compra importantes, es muy recomendable contar con más de un proveedor, para repartir volúmenes, que compitan entre ellos sobre las condiciones económicas, de calidad y servicio, y si en un momento dado, alguno de los riesgos se hace realidad, poder mantener el suministro de producto con uno de ellos.

Es positivo trabajar centrados en el día a día, en el medio plazo e incluso en el largo plazo, pero nunca debemos olvidarnos de estar preparados ante posibles riesgos que afecten a nuestra actividad.