El pasado y el presente en el proceso de negociación de compras

A lo largo de los años, el intercambio de productos y servicios ha ido evolucionando hasta generar el mercado actual. Echando la vista atrás, si nos remontamos al Neolítico, encontramos los primeros asentamientos humanos y con ellos la aparición del intercambio de productos conocido como “trueque”. El continuo esfuerzo del vendedor para ofrecer a los clientes un producto y servicio de calidad y al precio demandado como objetivo de satisfacción, hizo que surgiera la necesidad de desarrollar la gestión de compras como tal.

Para llevar a cabo un intercambio de bienes estructurado, se hizo necesario contar con capacidad de generar excedente y un sistema de organización maduro para efectuar esos intercambios de manera efectiva.

Las compras, y su ingrediente principal, la negociación; empezaron a formar parte del día a día de las empresas y de los particulares, convirtiéndose esa forma de intercambio en algo habitual en todos los ámbitos, el profesional y el personal, o lo que es lo mismo, en el terreno de empresa y en el doméstico.

En el ámbito empresarial el proceso de compra requiere por un lado de una oferta y una demanda, y por otro de un comercial que vende y de un comprador que adquiere los bienes y servicios.

La destreza en la compra es una habilidad que permite ahorrar costes importantes y obtener beneficios directos, pero dicha capacidad requiere una profesionalización del proceso para huir del tradicional regateo de mercadillo y saltar a otra dimensión que requiere un conocimiento previo del producto o servicio, familiarización con el mercado, determinar las necesidades reales y establecer una estrategia.

A la hora de marcar objetivos, no solo aparece la variable precio, todo lo contrario, en función de las necesidades de cada comprador o empresa, hay otras muchas variables que incluso pueden prevalecer sobre el coste, tales como formas de pago, garantía de suministro, condiciones logísticas, exclusividades, sinergias…

Esta evolución a lo largo de siglos no cesará puesto que continuamente aparecen nuevas técnicas, herramientas, y sobretodo mucha tecnología que nos permiten y permitirán, en un futuro una mayor eficiencia en las compras.

Si realizamos el ejercicio de imaginar una empresa en el futuro, los primeros inputs que percibimos están relacionados con la rentabilidad de esta, el área financiera, la parte comercial y el marketing, por ejemplo, y se hace imprescindible concienciarse de la relevancia que tiene y tendrá el ciclo de compras dentro de una compañía. Omitir el peso de las compras agilizará el descenso de rentabilidad.

No podemos olvidar que se trata de un negocio cuyo objetivo principal es la consecución de la satisfacción del cliente final y para ello es importante definir previamente el perfil de cliente. Una vez seleccionado el target, la estrategia a seguir irá dirigida a cumplir las expectativas del cliente, pero siempre y cuando nos permita poder recuperar la inversión realizada y obtener beneficios.

Para poder vender un producto o servicio, generalmente hay que realizar previamente una compra, y en esta acción, caerá gran peso de la futura rentabilidad.

En algunos casos nos olvidamos de dedicar esfuerzos y recursos en una política de compras, así como en una gestión de stocks eficiente, pero sin lugar a dudas se trata de un error de bulto con importantes repercusiones financieras.

Es ahí donde una estrategia conjunta entre el área de compras y el resto de los departamentos será el camino hacia el éxito.

Un plan estratégico de compras ha de estar planificado y en total sintonía con las estrategias del resto de departamentos.

Focalizarse únicamente en la negociación de los precios, unido a unos parámetros de calidad establecidos previamente, y la relación con los proveedores, omite claramente el potencial que debería aportar la gestión de compras.

La participación dentro de las organizaciones tiene que partir desde el núcleo de la dirección: el Comité de Dirección, y a partir de ahí desempeñar una labor estratégica en la gestión de la empresa, la definición objetivos y presupuestos, y su posterior seguimiento.

Evaluar el impacto que pueda tener una buena gestión es sencillo, tomando como referencias la reducción de costes en las adquisiciones realizadas, una importante contención de los gastos directos e indirectos, y una menor inversión en la adquisición de bienes.

La interconexión es otra de las características en la gestión de compras, ya que su desempeño involucra a la mayoría de áreas de la empresa, como marketing, para entender y conocer las necesidades de nuestro potencial cliente; Comercial, demanda el suministro de servicios o productos que tendrán que ofrecer a los clientes potencial, siempre con las condiciones más competitivas; Jurídico, asesorando en la parte contractual de las negociaciones , y dando formato a los acuerdos finales; IT, suministrando herramientas que permitan una mayor agilidad con el uso de la información; RRHH, participando conjuntamente en la contratación de Servicios Generales; Financiero, trazando una estrategia para lograr una mayor rentabilidad...